Inhoud
- Databasevoorwaarden: records en velden
- Records
- Velden
- Veldnamen
- Voorbeelddatabase
- Excel's Data Management Tools
- Een formulier gebruiken voor records
- Verwijder dubbele gegevensrecords
- Gegevens sorteren in Excel
Excel beschikt niet over de mogelijkheden voor gegevensbeheer van relationele databaseprogramma's zoals SQL Server en Microsoft Access. Wat het echter kan doen, is dienen als een eenvoudige database die voldoet aan de vereisten voor gegevensbeheer.
In Excel worden gegevens georganiseerd met behulp van de rijen en kolommen in een werkblad. De tabelfunctie maakt het gemakkelijk om gegevens in te voeren, te bewerken en te manipuleren.
Deze instructies zijn van toepassing op Excel-versies 2019, 2016, 2013, 2010 en Excel voor Microsoft 365.
Databasevoorwaarden: records en velden
Een database is een verzameling gerelateerde informatie die is opgeslagen in een of meer computerbestanden. Vaak zijn de gegevens zo ingedeeld in tabellen dat ze gemakkelijk kunnen worden bijgewerkt, gesorteerd, gecorrigeerd en gefilterd.
Een eenvoudige database, zoals Excel, bevat alle informatie over één onderwerp in één tabel. Relationele databases bestaan daarentegen uit veel tabellen, elk met informatie over verschillende, maar gerelateerde onderwerpen.
Records
In database-terminologie, aVermelding bevat alle informatie of gegevens over één specifiek object in de database. In Excel bevat elke cel in een werkblad één item met informatie of waarde.
Velden
Elk informatie-item in een database-record, zoals een telefoonnummer of straatnummer, wordt eenveld-. In Excel dienen de individuele cellen van een werkblad als velden, aangezien elke cel een enkel stuk informatie over een object kan bevatten.
Veldnamen
Het is essentieel om een database te organiseren, zodat u de gegevens kunt sorteren of filteren om specifieke informatie te vinden. Door kolomkoppen toe te voegen, ook wel veldnamen genoemd, is het eenvoudiger om voor elke record gegevens in dezelfde volgorde in te voeren.
Voorbeelddatabase
In de afbeelding hierboven heeft elke leerling een aparte rij in de tabel met alle beschikbare informatie over hen.
Elke cel in een rij is een veld met één stuk informatie. De veldnamen in de koptekstrij zorgen ervoor dat de gegevens georganiseerd blijven door alle gegevens over een specifiek onderwerp, zoals naam of leeftijd, in dezelfde kolom voor alle studenten te bewaren.
Excel's Data Management Tools
Bovendien heeft Microsoft verschillende gegevenstools om het gemakkelijker te maken om te werken met grote hoeveelheden gegevens die zijn opgeslagen in Excel-tabellen en om deze in goede staat te houden.
Een formulier gebruiken voor records
Een van die tools is het gegevensformulier. U kunt het gebruiken om records te zoeken, bewerken, invoeren of verwijderen in tabellen met maximaal 32 velden of kolommen.
Het standaardformulier bevat een lijst met veldnamen in de volgorde waarin ze in de tabel zijn gerangschikt, om ervoor te zorgen dat gebruikers records correct invoeren. Naast elke veldnaam staat een tekstvak voor het invoeren of bewerken van de individuele gegevensvelden.
Hoewel het mogelijk is om aangepaste formulieren te maken, is het vaak nodig om het standaardformulier te maken en te gebruiken.
Verwijder dubbele gegevensrecords
Een veelvoorkomend probleem bij alle databases zijn datafouten. Naast eenvoudige spelfouten of ontbrekende gegevensvelden, kunnen dubbele gegevensrecords zorgen baren naarmate een gegevenstabel groter wordt.
Een andere gegevenstool van Excel kan worden gebruikt om deze dubbele records te verwijderen - exacte of gedeeltelijke duplicaten.
Gegevens sorteren in Excel
Sorteren betekent het reorganiseren van gegevens op basis van een specifieke eigenschap, zoals het alfabetisch sorteren van een tabel op achternaam of chronologisch van oudste naar jongste.
De sorteeropties van Excel omvatten sorteren op een of meer velden, aangepaste sortering, zoals op datum of tijd, en sorteren op rijen, waardoor het mogelijk is om de velden in een tabel opnieuw te ordenen.
