Hoe een Microsoft Teams-agenda te gebruiken

Inhoud

• Maak vergaderingen met de Microsoft Teams-kalenderfunctie voor delen
• Hoe Microsoft Teams-agenda's werken
• Hoe maak je een Microsoft Teams Shared Agenda-evenement
• Wat doet de planningsassistent van Microsoft Teams?
• Een uitnodiging voor een Microsoft Teams-agenda accepteren
• Hoe Outlook Teams Event Creation and Sharing te gebruiken
• Een andere agenda delen in Microsoft Teams
• Hoe een Microsoft Teams-vergadering te bewerken

Maak vergaderingen met de Microsoft Teams-kalenderfunctie voor delen

Microsoft Teams beschikt over een verscheidenheid aan tools om de productiviteit te verhogen en de communicatie tussen werknemers te verbeteren met tekstchat, spraak- en videogesprekken, functionaliteit voor het delen van bestanden, online ploegendiensten en de gedeelde agenda's.

Met de gedeelde agendafunctie van Microsoft Teams kunnen groepsleden rechtstreeks in de Teams-app vergaderingen maken, details specificeren en andere leden toevoegen, zodat ze niet alleen op de hoogte worden gesteld van het evenement, maar ook worden toegevoegd aan hun gesynchroniseerde Microsoft Teams-agenda.

Dit artikel is van toepassing op de Microsoft Teams-apps op Windows 10-, iOS- en Android-apparaten naast de webversie.

Hoe Microsoft Teams-agenda's werken

Microsoft Teams is een samenwerkingstool ontworpen voor organisaties of groepen en is dus gestructureerd met het oog op een groep of team. Soms kunt u zich met uw gewone e-mailadres aanmelden bij een Microsoft Teams-groep, maar vaker krijgt u een bedrijfse-mailadres toegewezen dat u moet gebruiken om toegang te krijgen tot Teams en andere gerelateerde Microsoft 365-apps en -services .

De Microsoft Teams-app heeft één hoofdagenda die is toegewezen aan je hele groep of organisatie. Groepsleden kunnen vergaderingen of evenementen toevoegen aan deze agenda, die automatisch in de agenda wordt weergegeven voor andere leden. Individuen kunnen ook worden toegevoegd aan agenda-evenementen of vergaderingen als ze verplicht aanwezig zijn.

Technisch gezien wordt de systeemeigen agenda de groepsagenda genoemd, terwijl externe agenda's die binnen Microsoft Teams worden gedeeld, gedeelde agenda's zijn. Deze termen worden echter vaak door elkaar gehaald en het onderscheid ertussen is nogal vaag geworden.

Het kan een goed idee zijn om naar agenda's in Microsoft Teams te verwijzen met unieke namen in plaats van de termen Gedeeld of Groep te gebruiken om verwarring te voorkomen.

Agenda's kunnen ook worden gedeeld binnen Microsoft Teams vanuit Outlook of andere planningsservices zoals Google Agenda.

Hoe maak je een Microsoft Teams Shared Agenda-evenement

Dit is het proces voor het maken van een evenement, een vergadering binnen Microsoft Teams genoemd, die kan worden gedeeld met andere groepsleden en automatisch kan worden toegevoegd aan de groepsagenda.

Voor dit voorbeeld gebruiken we de Windows 10 Microsoft Teams-app, maar deze instructies en de gebruikte menu's zijn identiek in alle andere versies.

1. Open de Microsoft Teams-app.

   

2. Klik Kalender.

3. Klik Nieuwe bijeenkomst.

   

4. Kies de juiste tijdzone in het dropdown-menu bovenaan het scherm.

   
   

   

   U hoeft zich geen zorgen te maken over de tijdzone waarin uw teamleden zich bevinden, aangezien de tijd van uw vergadering automatisch voor hen wordt aangepast.

5. Typ een naam voor uw vergadering in de Titelveld toevoegen.

   

6. In de Voeg de vereiste deelnemers toe veld, typ de namen in van de mensen die u op de hoogte wilt houden van de gebeurtenis. Zodra u begint met typen, moeten er automatisch namen verschijnen die u kunt selecteren.

   

   Als u deze agenda-afspraak wilt delen met mensen die niet tot uw Microsoft Teams-groep behoren, of misschien niet eens Microsoft Teams gebruiken, kunt u dit doen door hun volledige e-mailadres in te voeren in plaats van hun naam.

   Klik Optioneel om groepsleden toe te voegen die u over de vergadering wilt weten, maar die u niet hoeft bij te wonen.

   Zodra de vergadering is gemaakt, ontvangen alle uitgenodigde partijen een uitnodiging naar het bijbehorende e-mailadres.

7. Geef vervolgens de begin- en eindtijd voor uw vergadering op.

   

8. Klik Herhaalt niet om een ​​menu te openen en van de vergadering een regelmatig terugkerend evenement te maken. U kunt bijvoorbeeld elke weekdag, week of maandelijks dezelfde vergadering houden.

   

9. Klik Kanaal toevoegen als uw vergadering specifiek is voor een bepaalde categorie binnen de opstelling van uw bedrijf in Microsoft Teams. U kunt het bijvoorbeeld in een managerskanaal plaatsen, zodat alleen die teamleden die dat kanaal gebruiken, weten dat er een vergadering plaatsvindt.

   U kunt veel van deze velden desgewenst leeg laten.

10. Vervolgens is de Voeg locatie toe veld. Ondanks de naam is dit niet bedoeld om een ​​fysieke locatie op te geven. In plaats daarvan is dit voor het selecteren van een aangesloten kamersysteem of conferentietelefoonapparaat met Microsoft Teams.

    Als uw bedrijf dergelijke apparaten niet gebruikt, hoeft u zich geen zorgen te maken over het invullen van dit veld.

    

11. In de grote Typ details voor deze nieuwe vergadering veld, voer een beschrijving van uw vergadering, een vergaderagenda of een bericht aan de aanwezigen in.

12. Klik ten slotte op Sturen. Hiermee wordt de afspraak aan je Microsoft Teams-agenda toegevoegd en worden de mensen uitgenodigd die je hebt toegevoegd. Zodra ze reageren, wordt het evenement ook automatisch aan hun agenda's toegevoegd.

    

Als je niemand aan het evenement hebt toegevoegd, krijg je de Sparen knop. Hiermee wordt het evenement eenvoudig opgeslagen in uw persoonlijke Microsoft Teams-agenda.

Wat doet de planningsassistent van Microsoft Teams?

De optie Planningsassistent die wordt weergegeven bij het maken van een vergadering in Microsoft Teams op een computer, is een alternatieve manier om een ​​evenement te maken of te bewerken. Het maakt gebruik van een meer visuele gebruikersinterface die de opties aan de linkerkant van het scherm weergeeft en waarmee u met uw muis een tijdsperiode kunt selecteren die automatisch de geplande wijzigingen aanbrengt.

Het echte voordeel van de Scheduling Assistant is dat alle schema's van groepsleden worden weergegeven. Zo kunt u gemakkelijk zien op welke tijden en dagen iedereen beschikbaar is en hoeft u de groepsleden niet te vragen welke tijd het beste bij hen past.

Schema's verschijnen alleen in de Planningsassistent als ze door de beheerder of andere gebruikers in Microsoft Teams zijn ingevoerd. Als uw organisatie Microsoft Teams niet gebruikt om planningen te beheren, is deze functie niet erg handig.

De Planningsassistent van Microsoft Teams is een volledig optionele tool, hoewel sommigen dit misschien verkiezen boven de standaardoptie voor het maken van vergaderingen.

Een uitnodiging voor een Microsoft Teams-agenda accepteren

Zodra u bent toegevoegd aan een vergadering in een Microsoft Teams-agenda, ontvangt u vrijwel onmiddellijk een uitnodiging per e-mail.

Zodra u deze e-mail heeft ontvangen, hoeft u alleen maar op de koppeling Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering te klikken om de uitnodiging te accepteren. De Microsoft Teams-app zou moeten openen en u aan het evenement toevoegen. Als u Microsoft Teams niet hebt geïnstalleerd, wordt u hierom gevraagd.

Als je geen uitnodiging hebt ontvangen, neem dan contact op met de maker van het evenement om er zeker van te zijn dat ze het juiste e-mailadres hebben gebruikt. U kunt ook uw map met spam of ongewenste e-mail controleren.

Sommige e-mailservices kunnen u vragen deze Microsoft Teams-evenementen toe te voegen aan hun eigen agendasysteem. Je kunt dit doen als je wilt, maar je moet nog steeds op de tekstlink in de e-mail klikken om de uitnodiging te accepteren.

Hoe Outlook Teams Event Creation and Sharing te gebruiken

Voor Microsoft Teams is een Microsoft-account vereist. Gewoonlijk zal uw bedrijf of organisatie u een nieuw Microsoft-account verstrekken dat kan worden gebruikt voor toegang tot Microsoft Teams en tal van andere Microsoft Office-services.

Het e-mailadres dat aan dit Microsoft-account is gekoppeld, kan worden gebruikt om in te loggen bij Outlook en omdat dit account ook wordt gebruikt voor toegang tot Teams, kunnen agendabijeenkomsten worden gemaakt in Outlook en automatisch worden gesynchroniseerd met Microsoft Teams.

Om dit te laten werken, moet u hetzelfde Microsoft-account gebruiken voor Outlook en Microsoft Teams. U kunt bijvoorbeeld uw persoonlijke Outlook-e-mailaccount niet gebruiken om een ​​evenement te maken voor een zakelijke Microsoft Teams-agenda.

Dit kan zowel met de Outlook-apps als via de webervaring en het hele proces is bijna identiek aan hoe u een vergadering binnen Microsoft Teams zou houden, zoals hierboven weergegeven.

Om toegang te krijgen tot de kalender in Outlook, klikt u gewoon op Kalender pictogram onderaan het linkermenu. Zodra de kalender is geopend, klikt u op een dag om het proces voor het maken van evenementen te starten.

Als je wilt dat een in Outlook gemaakt evenement zich registreert binnen Teams, moet je de schakelaar naast activeren Teams bijeenkomst die kan worden gevonden naast de Zoek naar een kamer of locatie tekst. Als u dat niet doet, wordt de functionaliteit voor gedeelde agenda's van Microsoft Teams niet geactiveerd en wordt de afspraak gewoon een basisgebeurtenis in uw Outlook-agenda.

Een andere agenda delen in Microsoft Teams

Hoewel Microsoft Teams een eigen ingebouwde kalenderfunctie heeft, is het ook mogelijk om extra agenda's te importeren vanuit Outlook, Google of een andere planningsservice die een deelbaar webadres biedt voor de agenda's.

Dit kan handig zijn als uw team een ​​andere app of service gebruikt voor het beheren van evenementen buiten het Microsoft Office-ecosysteem.

Voor dit voorbeeld gebruiken we Google Agenda, maar het proces is identiek voor andere dergelijke services.

1. Open Google Agenda zoals gewoonlijk in een webbrowser

   

2. Beweeg uw muiscursor over een kalendernaam zodat de drie stippen rechts van de naam verschijnen.

   

3. Klik op de drie stippen om het menu te openen.

4. Klik Instellingen.

   

5. Klik op het webadres hieronder Openbare URL naar deze agenda en druk op Ctrl + V om het naar je klembord te kopiëren.

   

6. Open Microsoft Teams en ga naar een groep of chat waaraan je de agenda wilt toevoegen.

   

7. Klik op de + symbool bovenaan het scherm.

8. Klik Website.

   

9. Plak het adres van je agenda in de URL veld.

   

   U kunt er ook een aangepaste naam voor toevoegen door de in te typen Tabnaam veld en kies of u de groep wilt waarschuwen voor de toevoeging van de kalender door het vakje naast aan te vinken Post op het kanaal over dit tabblad.

10. Klik Sparen.

    

Je agenda wordt nu gedeeld binnen Microsoft Teams en kan door iedereen worden bekeken op dit nieuwe aangepaste tabblad.

Hoe een Microsoft Teams-vergadering te bewerken

Om een ​​Microsoft Teams-vergadering te bewerken die je hebt gemaakt of waartoe je toegang hebt, hoef je er alleen maar op te klikken vanuit je agenda in de Microsoft Teams-app en de wijzigingen aan te brengen in de juiste velden.

U kunt deelnemers toevoegen of verwijderen, de tijd of locatie wijzigen en ook de naam en beschrijving van de afspraak bewerken. Zorg ervoor dat u klikt Stuur update wanneer u klaar bent om de wijzigingen op te slaan.

Als de wijzigingen niet voor u of uw teamleden worden weergegeven, sluit u de app volledig en opent u deze vervolgens opnieuw.

U kunt Teams-evenementen ook in Outlook bewerken door de gebeurtenis in de kalender te openen en vervolgens op te klikken Bewerk.