Inhoud
- Kies een datum ver van tevoren
- Zorg ervoor dat u de juiste tijd krijgt
- Kies uw webinartool
- Oefen met het uitvoeren van een webinar
- Ontwikkel een agenda en uitnodiging
- Nodig uw publiek uit
- Plan uw presentatie
- Neem uw webinar op
- Opvolgen
- Bekijk uw feedback
In een tijd waarin de budgetten voor evenementen worden verlaagd en de toegang tot breedbandinternet toeneemt, worden webinars steeds populairder. Webinars zijn webgebaseerde seminars, die gewoonlijk meer dan 30 deelnemers omvatten en worden gebruikt voor het houden van presentaties, workshops, lezingen en grootschalige vergaderingen. Omdat webinars online worden gehouden, kunnen bedrijven geld besparen op reizen, catering en locaties. Dit zijn allemaal kosten die vaak worden geassocieerd met persoonlijke seminars. Vanwege hun grote opkomst hebben webinars echter een zorgvuldige planning nodig om succesvol te zijn. Dit is de reden waarom degenen die van plan zijn een webinar te hosten, de tijd moeten nemen om ervoor te zorgen dat ze alle noodzakelijke stappen doorlopen die het succes van het webinar garanderen.
Om u te helpen bij het organiseren van uw webinar, hebben we hieronder de belangrijkste stappen gemarkeerd die u moet nemen.
Kies een datum ver van tevoren
Het eerste dat u moet doen bij het plannen van een webinar of een reeks webinars, is om ver van tevoren naar een vakantie- en evenementenkalender te verwijzen. Houd er rekening mee dat u meerdere mensen met drukke schema's zult uitnodigen, dus geef ze voldoende tijd om tijd vrij te maken voor uw webinar. De week voor de kerstvakantie kan bijvoorbeeld extreem druk zijn, omdat mensen al hun losse eindjes proberen vast te binden voordat ze op vakantie gaan. Door uw gekozen data zorgvuldig te overwegen, kunt u een maximale opkomst garanderen.
Zorg ervoor dat u de juiste tijd krijgt
Overweeg tijdzoneverschillen; Als u zich aan de westkust bevindt, maar ook deelnemers van de oostkust uitnodigt (en vice versa), plan dan geen webinar voor wanneer uw deelnemers niet op kantoor zijn. Plan uw webinar ook niet te dicht bij het einde van de dag - dit is wanneer uw deelnemers willen ontspannen en kijken wat ze nog moeten doen om op tijd thuis te zijn. Als u mensen uit andere landen uitnodigt, kiest u een tijd die in het algemeen voor alle deelnemers werkt (wat zeldzaam is), of plant u om uw webinar meerdere keren te houden om rekening te houden met verschillende tijdzones.
Kies uw webinartool
De meeste online vergadertools hebben webinaropties, u hoeft alleen maar het plan te kiezen dat overeenkomt met het aantal deelnemers dat u verwacht uit te nodigen. Test de verschillende beschikbare tools en kies degene met de functies en functionaliteit die het beste bij u passen. Afhankelijk van het soort webinar dat u presenteert, moet u mogelijk gemakkelijk tussen luidsprekers wisselen of het webinar opnemen om online te plaatsen. Onderzoek alle functies van verschillende tools en u zult zeker de perfecte software vinden voor uw gelegenheid. Zorg ervoor dat uw provider, zodra u de tool heeft gekozen, bereid is u te trainen zodat u het meeste uit uw webinar kunt halen.
Oefen met het uitvoeren van een webinar
Als host wordt er van je verwacht dat het webinar goed verloopt. Er zijn geen excuses om niet te weten hoe je tussen luidsprekers moet wisselen, bijvoorbeeld een enquête kunt houden of het webinar kunt opnemen. Nodig enkele collega's uit om u te helpen de tool meerdere keren te testen na uw training bij de provider. Zorg er ook voor dat al uw presentatoren bekend zijn met de webinar-tool.
Ontwikkel een agenda en uitnodiging
Voordat u uw publiek uitnodigt, moet u uw webinar zorgvuldig opzetten. Bedenk hoe lang uw webinar zal duren, en de belangrijkste items die u wilt bespreken in de volgorde waarin u ze wilt bespreken. Plan ook een Q & A-sessie in, aangezien uw bezoekers aan het einde van uw presentatie waarschijnlijk enkele vragen zullen hebben. Schets vervolgens de agenda in de uitnodiging. Dit is de gemakkelijkste manier voor uw deelnemers om te weten of uw webinar voor hen relevant is. De uitnodiging moet ook een link bevatten waarmee uw deelnemers verbinding kunnen maken met het webinar, evenals een inbelnummer, voor het geval ze liever telefonisch meeluisteren.
Nodig uw publiek uit
Denk goed na over wat u wilt presenteren en kies uw publiek dienovereenkomstig. Zorg ervoor dat u uw reacties bijhoudt, zodat u weet wie uw webinar zal bijwonen. Door uw deelnemerslijst nauwlettend in de gaten te houden, kunt u uw follow-up vooruit plannen.
Plan uw presentatie
Houd er rekening mee dat de beste presentaties voor online vergaderingen zeer visueel en boeiend zijn. Als je bijvoorbeeld PowerPoint gebruikt, prop dan dia's niet alleen met woorden. Voeg afbeeldingen toe die relevant zijn voor wat u presenteert. Je kunt ook video en zelfs online games gebruiken om je presentatie tot leven te brengen. Sommige webinarplanners sturen zelfs voorafgaand aan de vergadering materiaal naar de kantoren van de deelnemers. Leer creatief denken en uw webinar komt tot leven.
Neem uw webinar op
Door een opname van uw webinar beschikbaar te maken, kunnen degenen die een deel van de discussie opnieuw willen bezoeken of degenen die de discussie niet kunnen voeren, luisteren naar wat er in hun eigen tijd is gezegd. Als u uw webinar aan een online marketingcampagne koppelt, kunt u de opname gebruiken in alle e-mails die u verzendt, wat uw boodschap versterkt.
Opvolgen
Net als bij online vergaderingen is de opvolging van een webinar uiterst belangrijk. Herinner uw deelnemers aan wat er is besproken en voer een enquête uit om hun gedachten te verzamelen over hoe het webinar verliep. Als u een ander webinar plant dat interessant kan zijn voor uw publiek, laat hen dan weten wanneer ze een uitnodiging kunnen verwachten.
Bekijk uw feedback
Zorg er altijd voor dat u alle feedback die u op uw webinars hebt ontvangen, doorneemt. Zo kunt u uw volgende verbeteren. Let vooral op de feedback over de presentatie, want dat vormt de kern van het webinar.
