Inhoud
- Begin hier als u nieuw bent op het gebied van berichten op de werkplek of gewoon een opfriscursus nodig heeft
- Hoe te chatten op het werk
Begin hier als u nieuw bent op het gebied van berichten op de werkplek of gewoon een opfriscursus nodig heeft
Instant Messaging (IM) is populair geworden als een manier om samen te werken op het werk. Zoals bij alle soorten communicatie zijn er echter regels die moeten worden gevolgd om hoffelijkheid en professionaliteit te behouden. Door u aan deze richtlijnen te houden, kunt u productief berichten verzenden om uw beste werk te doen.
Hoe te chatten op het werk
Volg deze eenvoudige regels om plezierige, productieve en effectieve gesprekken te voeren met uw collega's via IM:
-
Let op instellingen voor beschikbaarheid. Bekijk de beschikbaarheidsinstellingen van de ontvanger voordat u een chatbericht verzendt. Als hun status is ingesteld op 'afwezig', 'in een vergadering' of niet beschikbaar, en uw kwestie is dringend, gebruik dan een andere methode om contact met hen op te nemen. Stel daarentegen altijd uw beschikbaarheidsstatus in om anderen te laten weten wanneer u beschikbaar bent.
-
Vraag toestemming om een bericht te sturen. Net zoals u telefonisch zou vragen bij het starten van een IM-gesprek, of het een goed moment is voor de ontvanger. Start het gesprek met zoiets als: 'Michael, heb je even? Ik heb een vraag over het financiële rapport van vorige maand. " Dit script is handig omdat het toestemming vraagt om het gesprek voort te zetten en het onderwerp van de vraag vermeldt. Als de ontvanger zegt dat ze het druk hebben, vraag dan wanneer het een beter moment is.
-
Houd berichten en gesprekken kort. IM is niet de plaats voor lange beschrijvingen of complexe ideeën. Houd berichten kort en bondig. Het gesprek zelf moet ook kort zijn. Als uw IM-sessie langer dan vijf minuten duurt, stel dan een persoonlijke ontmoeting of een telefoontje voor om u dieper in het onderwerp te verdiepen.
-
Gebruik correct Engels. Houd bij het verzenden van berichten over werk de afkorting van jargon en berichten tot een minimum beperkt. Deze manier van communiceren is niet alleen professioneel, maar vermijdt ook de afleiding van het uitleggen van jargon of afkortingen aan iemand die deze termen misschien niet begrijpt. Gebruik correct Engels en vergeet interpunctie en spelling niet.
Overweeg om een online grammaticacontrole zoals Grammatica te gebruiken.
-
Volg het kantoorbeleid. Download niet zomaar een berichtentoepassing naar uw computer. Ontdek welke applicaties en platforms uw bedrijf goedkeurt en gebruik deze uitsluitend voor werk.
-
Krijg een schermnaam voor werk. Hoewel uw vrienden misschien denken dat uw persoonlijke schermnaam schattig of grappig is, kunt u uw professionele reputatie in gevaar brengen of sommige collega's beledigen als u deze op het werk gebruikt. Maak in plaats daarvan een werkvriendelijk alternatief.
-
Houd berichten zakelijk. Communicatie met collega's, managers, klanten en leveranciers moet altijd professioneel zijn, zelfs bij gebruik van een informele gespreksmodus zoals IM. Bewaar de politieke GIF's, de feloranje tekst en de grappige afbeeldingen voor IMing met vrienden. Houd voor uw werk vast aan traditionele lettertypen zoals Arial of Times New Roman en gebruik spaarzaam emoticons. Hetzelfde geldt voor uw platformprofiel: gebruik een professionele foto en vermeld alleen uw werkgerelateerde contactgegevens.
-
Wees voorzichtig met wat je schrijft. Houd er rekening mee dat berichten kunnen worden opgeslagen op een server of kunnen worden opgeslagen door de persoon met wie je een bericht hebt gestuurd. Schrijf nooit iets dat u later zou kunnen bezwaren, zoals het lastigvallen van een collega of, erger nog, de baas.
