Inhoud
- Wat is een mail merge?
- Download Pages Data Merge App
- Maak een formulierbestand in Pages
- Open het gegevensbestand in Numbers
- Wijs tijdelijke aanduidingen toe
- Kies het formaat en de locatie van het exportbestand
- Voer de Afdruk samenvoegen uit
In Pages, de gezamenlijke tekstverwerker van Apple, werkt het maken van een samenvoegbewerking iets anders dan in andere tekstverwerkingssoftware. In feite is er geen ingebouwde functie voor het samenvoegen van pagina's in Pages.
Er is echter een methode voor het samenvoegen van pagina's met Pages met AppleScript, een scripttaal in macOS waarmee u aangepaste taakautomatiseringen kunt maken. AppleScript is erg handig, maar voor de meesten van ons die niet weten hoe ze het moeten gebruiken, maar toch een mail merge willen doen, voelt het als een niet-starter.
Hier maken we het u gemakkelijk. Met behulp van een app genaamd Pages Data Merge, maakt u een aangepast script dat speciaal is ontworpen voor het uitvoeren van een mail merge met Pages en Numbers. De eenvoudige interface van de app is gemakkelijk te gebruiken, dus laat de vermelding van AppleScript je niet ongerust maken.
Wat is een mail merge?
Een mail merge is een hulpmiddel voor het genereren van massamailings, zoals standaardbrieven of enveloppen met adressen. Een gegevensbestand - meestal een spreadsheet (in ons voorbeeld gebruiken we de toepassing Numbers van Apple) - bevat de gegevens die het formulier zullen vullen. We gebruiken een envelop die is gemaakt in Apple's Pages-applicatie als ons formulier.
Download Pages Data Merge App
Download als eerste stap de Pages Data Merge-app. U vindt de downloadlink onderaan de pagina. Het gedownloade bestand is een zip-bestand. Als je erop dubbelklikt, zal je Mac het uitpakken in een map met de naam PagesDataMergeApp.
Maak een formulierbestand in Pages
We gebruiken een eenvoudige envelopsjabloon in Pages. Door de samenvoeging kunnen we afzonderlijke enveloppen maken die aan elke persoon zijn geadresseerd vanuit ons gegevensbestand.
Definieer elk van de tijdelijke aanduidingstekst die zal worden gevuld met de informatie uit ons spreadsheetgegevensbestand (we zullen naar de onderstaande spreadsheet gaan), zoals de voornaam, achternaam en hun adres van de persoon.
- Klik Formaat in de rechterbovenhoek van het Pages-venster om het opmaakmenu aan de rechterkant te openen. Klik vervolgens op de Meer tabblad.
- Markeer in onze envelop elke tijdelijke tekst, te beginnen met FIRSTNAME.
- Klik in het bovenste menu op Formaat > Geavanceerd > Definieer als tijdelijke tekst.
- Typ in het opmaakmenu onderaan, onder Scripttag, een naam voor dit tijdelijke tekstveld. In dit voorbeeld gebruiken we FIRSTNAME.
- Herhaal stap 4 voor elk plaatsaanduidingstekstitem dat overeenkomt met gegevens die uit de spreadsheet worden geïmporteerd: LASTNAME, STREET, CITY, STATE, ZIP.
Open het gegevensbestand in Numbers
Open in Numbers de spreadsheet met de namen en adressen die de tijdelijke tekst vullen die we in stap 2 hebben gedefinieerd. Selecteer alle cellen met de gegevens die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen. De mail merge-app importeert alleen de items die u in deze stap hebt geselecteerd.
Als uw spreadsheet kolomkoppen heeft, hoeven deze niet overeen te komen met de tijdelijke tekstnamen (bijvoorbeeld FIRSTNAME, LASTNAME, etc.).
Wijs tijdelijke aanduidingen toe
Open Pages Data Merge-app door te dubbelklikken op het uitgepakte app-bestand met de naam Pages Data Merge.
U zult merken dat de app handig is gelabeld met nummers voor elke instelling die u gebruikt om het samenvoegproces te maken.
- Naast 1 klik in de app op het menu en kies Selectie nummers tabel. Klik Importeren. De eerste rij wordt ingetrokken en weergegeven.
- Selecteer het eerste geïmporteerde item - in dit geval is het de naam James.
- Naast 2 klik in de app op het dropdown-menu en kies de tijdelijke aanduiding FIRSTNAME (dit is het eerste tijdelijke tekstitem dat we hebben gedefinieerd).
- Herhaal stap 2 en 3 voor elk geïmporteerd item totdat aan alle items een tijdelijke aanduiding is toegewezen. Selecteer bijvoorbeeld "Jones" en kies vervolgens LASTNAME in de vervolgkeuzelijst.
Kies het formaat en de locatie van het exportbestand
Naast 3 kies in de app het bestandsformaat dat u voor elke envelop wilt gebruiken voor het samenvoegen. In dit voorbeeld selecteren we Pages-document. Andere opties die u zou kunnen selecteren zijn:
- Microsoft Word-document
- MS Word Doc (versleuteld)
- PDF-document
- PDF-document (versleuteld)
- EPUB
- Ongeformatteerde tekst
Naast 4 klik in de app op Kies Map exporteren en selecteer de locatie waar u de samengevoegde bestanden wilt opslaan.
Nummer 5 in de app is een optionele functie die kan worden gebruikt om automatisch individuele e-mails met betrekking tot de samenvoegbewerking te verzenden. We zullen het in dit voorbeeld niet gebruiken.
Voer de Afdruk samenvoegen uit
Nu u tijdelijke aanduidingen uit het Pages-document hebt toegewezen aan alle gegevensitems die zijn geïmporteerd uit het Numbers-gegevensbestand, bent u klaar om de samenvoegbewerking uit te voeren.
Naast 6 klik in de app op Beginnen om de mail merge te starten. U wordt gevraagd te bevestigen dat u een gegevenssamenvoeging wilt uitvoeren met behulp van het voorpagina's-document. Klik Beginnen.
De mail merge AppleScript die je met de app hebt ontworpen, wordt dan uitgevoerd. Voor elke persoon in de spreadsheet wordt een Pages-document gemaakt met hun namen en adressen. Je ziet elk van deze pop open en de gegevens worden toegevoegd voordat het script doorgaat naar de volgende.
Elk bestand krijgt een naam naar de envelop-sjabloon met een nummer achter een streepje. Bijvoorbeeld, mailmerge_envelope-1, mailmerge_envelope-2, enzovoort.
Wanneer het script is voltooid, verschijnt er een dialoogvenster voor voltooiing. Als u op Weergeven klikt, wordt u naar de door u gekozen map geleid om de afzonderlijke bestanden op te slaan.
